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(上)六、移樽就教

    採购组会议室内,

    上次顏组长已经大致介绍过『公开招标』的流程,有些细节李中尉还想进一步了解,连络后今天过来拜访『採购组』,李中尉对着组长江中校说着,「江组长,谢谢你特别拨空来指导我。」李中尉开头先表示感谢。

    「哪里,你愿意来了解,那是再好不过了。採购标案这种事,细节很多,不小心真的会出问题的。」江组长回答。

    「我想了解『投标报价』是怎么一个程序,因为『开标』前不是都得要保密吗?那要怎么做到呢?」

    「在讲投标报价之前,还有个『押标金』得先让你了解。」江组长说。

    「押标金!是厂商要把钱抵押在这里?」

    「是的,没错,当厂商对标案有意愿,会以提出投标报价来进行『投标』,但是我们也怕他口说无凭,只来随便来喊个价闹场,最后开标时却不出席。」江组长接着说道,「因此就有了押标金的设计,押标金与他们写的投标报价有一定比例。举例来说,如果比例是5%,最后的投标价格他们想提的是一千万元,那就必须先拿出五十万元,暂时扣押在我们这里。」

    李中尉想到这之间的关係,说,「那也就是知道投标金,其实就知道厂商想出多少的投标价格。」

    「没错!」

    「但是为什么要特别提到『押标金』呢?」

    「主要是操作的问题,你听我说,投标报价其实只是在『投标』时,厂商交付的一纸文件,上面写上金额数字,一旦交出后,马上就被弥封处理,等待最后『开标』时的开啟标封,因此外洩的机率其实并不高。」江组长接着说,「但押标金就不一样了,因为真的会有钱的交易的动作,例如转帐匯款之类的,甚至有厂商直接带着现金、或者支票来这里交付,你可以想像,这样的经手过程,其实是相对的不安全,也难保不会外洩。」

    「喔!说的也是,如果太多人经手的话。」李中尉总算明白。

    江组长想到有件事,需要补充,于是说,

    「李中尉,站在我们招标单位的立场,有件事情,也要请你们务必配合。」

    「江组长,请说。」

    「开标当日,会有个厂商资格审查的步骤,主要是针对厂商是否具备该专案技术能力的审查,这要由『计画申购单位』来负责,你们得要派人出来执行,当然,在现场我们採购组也会提供必要的协助。」

    「了解,我们一定会配合,另外,我还有一个疑问。」李中尉问。

    「请说。」

    「如果这类型的标案,都是採最低报价的厂商为得标者,那么会不会最后,厂商因为没有利润,而只好提供最差的產品、或者提供很差的服务呢?」

    「这个问题很好,首先,在决标时,我们会公布事先核算的『底价』,如果厂商报价真的低得太离谱,不见得就会把标案让给他,反而会请他们做说明,如果你们也不能接受这个说明的话,可以取次低报价厂商为得标者,或者甚至直接将标案给废弃掉也是可以的。」

    「我知道了,谢谢,还有最后一个问题。」李中尉接着说,「除了这种由报价高低来决定得标的方式,如果想要採购的并不是实体的產品,也就是根本很难衡量价格,例如就是个专门的技术,如何订出价格来比价呢?」

    「这也是个好问题,除了公开招标之外,还有一种叫做『限制性招标』,可以针对你所说的特殊项目,例如专业、技术、或者资讯服务等,利用公开评选的方式来选出优胜厂商,而价格就可以双方议价方式来进行。」江组长说。

    「谢谢说明,今天真的是收穫良多,以后还要请江组长多多指教。」

    「哪里,你也要加油囉!顏组长有跟我说,你最近非常认真的投入这个标案。」

    「谢谢,那是应该的。」在会谈之后,李中尉对整个『公开招标』有更多的认识。「接下来,得要加快採购计画的拟定。」李中尉计画着,「先去走访各个部门,『后勤处』之下有多个部门,都是这次电脑系统提升的对象。」

    但是他此时也面临一个问题,李中尉所属的这军团的惯例是,军职人员会在某单位任职固定时间后轮调,其用意是熟悉军团内各个单位的业务,但对李中尉来说,由于出任军职时间还不久,有相当多的单位其实还是不太熟悉的。

    「如果能找个熟门熟路的人就好了!」

    「『补给组』的梅姐,你一定要去认识,营区里大大小小的事就她最清楚了!」。回答的是部门里的苏上士,小学之后由于家庭因素,早早就进了军事学校,目前在顏组长那边协助机电相关任务,若以军职来说,这里算是非常不错的职缺,如果不是有特别的任务,大部分的时间里,都可以在固定时间上下班,比起那些下部队、还要带兵操练的种种,这里简直是天堂。

    「就稳定性不够吧!」梅姐做了这样的回应,就在李中尉询问目前电脑系统使用上的意见之后。虽然是约聘人员,李中尉打听到梅姐已经在后勤处服务超过二十多年了,所有服务过这个营区的人没有不认识她的。梅姐做人海派,因此于公或者于私,『有问题找梅姐諮询就对了』,大家都是这么地说着。

    另外,就李中尉所知,营区的约聘人员多半有军眷身分,某某办事的小职员,可能就是另一个单位高阶主管的家眷,因此在这里服务的军职人员,对待他们可也是不敢太大意的。

    「虽然资料电脑化已经推动很多年了,我们还是常常被别的单位投诉,说是要连线回补给组查资料时,要嘛很慢、或者看到的是旧资料,没有更新,因此最后还是得拨了个电话进来问。这样子的电脑化是不是有问题啊?」,梅姐接着说道,「你们接下来採购新的电脑设备都要注意到,使用操作的便利性、以及迅速回应的要求,还有军中资料的安全性都要考虑进去。」

    「新的电脑设备?安全性?」李中尉心里纳闷着,不记得今天的谈论内容有谈到要採购的事啊。虽然有些疑问,但想到攸关机密等级,李中尉还是先按捺住不提起了。

    接着李中尉也询问到、跟电脑使用有相关的士官,因为大家都有着相同的知识背景,李中尉很快就能够了解他们目前的难处。

    「以电脑管理者的角度来看,系统的老旧不稳暂且不说,软体方面,因为各单位都有着自行定义的资料库结构、以及他们专属的操作介面。如果要跨部门索取资料的话,都需要再加一层转换介面之类的程式。」开发应用系统的士官接着说,「这部分造成管理者的负担,尤其大多数人都只是轮调性质,会因为无法得知上任的详细设计资料,因此在开发新的介面时,往往造成新旧资料无法完全融合。」

    管理电脑设备的士官这么说:「如果对比于民间单位的弹性经费使用,军中因为有年度预算编列的限制,除非事先有规划,否则按照往年的计画经费使用,想要在来年添购新的设备採购,往往不太足够。」

    随着拜访的单位越来越多,累积起来的问题也跟着多了起来。

    「有可能一次解决这么多的问题吗?」李中尉心里有数,毕竟今天面对的是个电脑『系统』的问题,即便是此次的标案得以顺利的完成,也只能解决偏向于『硬体』的相关问题,而多数人反映的、偏向『软体』的问题,譬如操作性、使用安全等等之类的,还是得由后续的技术支援来补足,并没有办法毕其功于一役。

    在此期间,李中尉整理并列出了几个『需求规格书』的问题,除了自己想着怎么解决,有几次也想与组长讨论,听看看有没有其他的意见,然而总是得到组长像这样子的回应:

    「你的意见不错!」

    「很好啊!」

    「就你决定了……」等等的不明确指示。

    李中尉虽然有些疑惑,但顾及到组长对于电脑的相关知识,或许真的不是那么地熟悉,也就没有再进一步的追问。

    随着标案时程的逐日推进,李中尉也开始与厂商联络起来,并且安排相关的会议、询问业者是否有相关的资讯產品、可以用来满足『需求规格书』的内容。

    「以目前的时程规划来看,若是标案内容可以在两个月内决定,那么再加上一个月的『招标』公开徵求,接下来保留两个月的时间来进行『投标』以及『开标』的作业。」

    「那么标案应该可以在五个月内完成,如果厂商可以在半年内完成工程的话,那总时程也应该还在一年以内,就可以完成施工并点交验收。」

    「也就是说在下年度结束前,正好是我结束此地的轮调工作前,可以完成整个专案的任务」,李中尉在心里估算着。